إدارة الزوار والدخول

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى إدارة الزوار ثم اختر الدعوات المسبقة.
2. اضغط على زر دعوة جديدة فتفتح نافذة إضافة الدعوة.
3. اكتب اسم الضيف، ورقم الجوال، والشركة / الجهة.
4. حدد تاريخ الزيارة، والوقت، وسبب الزيارة، والموقع والمضيف المسؤول.
5. حدد عدد مرات الدخول (مرة واحدة، أو متعدد لعدة أيام).
6. فعّل خيار الضيف وافق على استلام الدعوة برسالة ثم اضغط حفظ.
7. اضغط على زر إرسال الدعوة أو رابط الدعوة لإرسال الرابط للضيف عبر واتساب؛ حيث يفتح الضيف الرابط ليجد بطاقة دعوة رسمية مع رمز QR وتفاصيل الموقع.

1. في شاشة الدعوات المسبقة، اضغط على زر دعوة جماعية فتفتح نافذة الدعوة الجماعية.
2. اكتب اسم المجموعة في حقل المجموعة (مثل: ورشة عمل التدريب التقني، اجتماع الجمعية العمومية).
3. في مربع الضيوف، أدخل بيانات كل ضيف في سطر منفصل بالصيغة: الاسم، الجوال، الشركة.
4. حدد تاريخ ووقت الفعالية والمضيف المسؤول.
5. اضغط حفظ وإرسال؛ يقوم النظام بإنشاء دعوات مستقلة وتوليد رموز QR فريدة لكل ضيف دفعة واحدة.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى الاستقبال.
2. اضغط على زر تسجيل زائر.
3. أدخل اسم الزائر، ورقم الجوال، والشركة / الجهة، ونوع الهوية (رقم وطني، إقامة، جواز سفر، هوية خليجية) ورقمها.
4. اختر المضيف (الموظف المستضيف) من قائمة الموظفين، وسبب الزيارة، ورقم لوحة المركبة (إن وجدت).
5. اضغط حفظ وإشعار المضيف؛ تُدرج الزيارة بحالة بانتظار الإدخال وتصل رسالة فورية للمضيف بهاتفه لإشعاره بوجود الزائر.

1. فور وصول الزائر إلى الاستقبال، تصل رسالة إشعار للمضيف عبر النظام أو واتساب: "ضيفك [فلان] وصل للاستقبال".
2. يفتح المضيف الإشعار ويجد خيارات الاستجابة السريعة:

• موافق: للسماح له بالدخول فوراً.
• انتظر: لإبلاغ الزائر بالانتظار لبضع دقائق حتى إنهاء اجتماع سابق.
• سأنزل: لإبلاغ الزائر بأن المضيف في طريقه للنزول للاستقبال لاستقباله شخصياً.

3. تظهر استجابة المضيف فوراً على شاشة موظف الاستقبال لتوجيه الزائر.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى البوابة (من بالمبنى).
2. يظهر حقل المسح البصري السريع امسح QR.
3. عند قدوم الزائر أو المقاول، وجّه قارئ الباركود أو كاميرا الجهاز إلى رمز QR الموجود في هاتف الزائر أو بطاقته المطبوعة.
4. يفحص النظام صلاحية الرمز وقائمة المحظورين لحظياً:

• إذا كان الرمز صالحاً: تظهر شاشة خضراء باسم الزائر ومضيفه ويُسجل دخول فورياً.
• إذا كان الزائر داخل المبنى ومسح رمزه عند المغادرة: يُسجل خروج وتفريغه من قائمة الموجودين.
• إذا كان الرمز منتهياً أو محظوراً: تظهر شاشة حمراء برفض الدخول مع بيان السبب.

شاشة البوابة مصممة خصيصاً للعمل في البوابات الخارجية والحواجز الأمنية التي قد تعاني من ضعف الاتصال بالشبكة؛ حيث يستطيع الحارس مسح رموز QR أو تسجيل دخول الزوار الوافدين محلياً دون توقف، ويقوم النظام بحفظ الحركات ومزامنتها لحظة استعادة الاتصال.

1. في شاشة الاستقبال أو سجل الزيارات.
2. بعد تسجيل الزائر وموافقة المضيف، اضغط على زر طباعة البطاقة.
3. يطبع النظام ملصقاً أو بطاقة أنيقة تتضمن: اسم الزائر، شركته، اسم المضيف، القسم، تاريخ وساعة الدخول، ورمز QR فريداً يستخدمه الزائر للدخول والخروج من البوابات الإلكترونية.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى تصاريح المقاولين والموردين.
2. اضغط على زر تصريح جديد فتفتح نافذة إضافة التصريح.
3. حدد الشخص، ونوع التصريح (مقاول، مورّد، خدمات)، واسم الشركة، والمضيف المشرف على أعمالهم.
4. حدد تاريخ البداية في صالح من وتاريخ الانتهاء في صالحة حتى (مثلاً: 6 أشهر للمقاولين).
5. اضغط زر حفظ ثم اضغط زر طباعة بطاقة التصريح لإصدار بطاقة ممغنطة أو ورقية برمز QR دائم طوال مدة العقد.

1. في شاشة إضافة أو تعديل التصريح بـ تصاريح المقاولين والموردين.
2. في حقل مناطق الدخول المسموحة، حدد الأدوار والمباني المصرح للمقاول بالتواجد فيها فقط (مثل: مبنى العمليات، السطح، غرف السيرفرات).
3. في حقل وثيقة مرفقة، ارفع نسخة من بوليصة تأمين المقاول أو تصريح السلامة المهنية.
4. حدد تاريخ انتهاء الوثيقة في تنتهي الوثيقة في واضغط حفظ؛ يمنع النظام دخول المقاول تلقائياً إذا انتهت صلاحية وثيقة التأمين حتى لو كان التصريح سارياً.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى التوصيلات.
2. اضغط على زر توصيلة جديدة فتفتح نافذة الاستلام.
3. حدد المستلم (الموظف) من قائمة الموظفين.
4. أدخل اسم شركة التوصيل / المندوب، ووصف الشحنة في ما الذي وصل، ورقم الشحنة المرجعي.
5. اضغط حفظ؛ تدرج الشحنة بحالة عند الاستقبال وتصل رسالة فورية للموظف بأن طرده بانتظاره في الاستقبال.
6. عند حضور الموظف لاستلامه، اضغط على زر تم الاستلام.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى المحظورون والمراقبة.
2. اضغط على زر إضافة للقائمة فتفتح نافذة التسجيل.
3. أدخل الاسم، ورقم الجوال، ورقم الهوية.
4. حدد النوع:

• محظور: يُمنع من الدخول نهائياً ويُطلق النظام جرس إنذار أمني فوري عند محاولة تسجيله.
• تحت المراقبة: يُعلق دخوله بانتظار موافقة خاصة ومباشرة من مدير الأمن.

5. اكتب سبب الإدراج وفترة الحظر واضغط حفظ.

عند قيام موظف الاستقبال أو الحارس بمسح أو إدخال بيانات شخص مسجل في قائمة المراقبة:

1. تظهر شاشة تنبيه صفراء تفيد بأن الزائر "تحت المراقبة الأمنية" وتتحول الزيارة إلى حالة بانتظار موافقة الأمن.
2. يراجع مسؤول الأمن سبب الإدراج وتاريخه.
3. إذا وافق على دخوله استثنائياً، يضغط زر موافقة على المراقَب فتتحول الحالة إلى قيد الانتظار الطبيعي وتسمح له البوابة بالعبور مع توثيق ذلك أمنياً.

1. في شاشة البوابة (من بالمبنى)، اضغط على زر طباعة كشف الطوارئ (الإخلاء).
2. يُولد النظام خلال ثانية واحدة كشفاً ورقياً ورقمياً دقيقاً بكافة الأشخاص (زوار، مقاولين، موردين) المتواجدين فعلياً داخل المنشأة لحظة حدوث الطوارئ (الذين سجلوا دخولاً ولم يسجلوا خروجاً).
3. يوضح الكشف أسماء الزوار، هواتفهم، مضيفيهم، المناطق التي توجهوا إليها، لتسليمه لفرق الدفاع المدني والإنقاذ لضمان سلامة الجميع.

1. في شاشة البوابة، اضغط على زر الإجراء رسالة جماعية للموجودين.
2. اكتب نص التنبيه (مثل: يرجى إخلاء المبنى عبر مخارج الطوارئ الجنوبية نظراً لتدريب وهمي، أو يرجى التوجه للاستقبال).
3. اضغط إرسال البث الجماعي؛ يرسل النظام رسالة SMS/واتساب فورية لكافة الزوار الموجودين بالمبنى في تلك اللحظة.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى إعدادات الزوار.
2. في قسم السياسات الأمنية، فعّل خيار اشتراط اتفاقية السرية.
3. دوّن نص الاتفاقية المعتمد.
4. عند حضور الزائر وتسجيله عبر الكشك الإلكتروني أو الاستقبال، تعرض له الشاشة نص الاتفاقية ويشترط النظام توقيعه إلكترونياً قبل طباعة بطاقة الدخول.

1. في صفحة إعدادات الزوار، توجه إلى قسم حماية البيانات والخصوصية.
2. حدد مدة الاحتفاظ ببيانات الزوار (بالأشهر) (مثلاً: 6 أشهر أو 12 شهراً).
3. يعمل أمر مجدول يومي في النظام لمحو البيانات الشخصية (الاسم، الجوال، رقم الهوية، والصور) للزيارات القديمة نهائياً وتحويلها إلى سجلات مجهولة، مع الاحتفاظ بالأرقام الإحصائية لأعداد الزيارات فقط امتثالاً لقوانين حماية البيانات.
4. يمكن لمسؤول النظام حذف بيانات زائر يدوياً فوراً بطلب منه عبر زر حذف بياناته الآن ببطاقة الزائر.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى التقارير.
2. استعرض الرسوم البيانية والإحصائيات:

• ساعات الذروة: توزيع كثافة دخول الزوار على ساعات اليوم لاختيار التوقيت الأمثل لجدولة مواعيد الاستقبال.
• متوسط مدة البقاء بالمبنى: بالدقائق والساعات حسب الأقسام ونوع الزائر.
• حركة البوابات: عدد عمليات المسح والدخول والخروج عبر كل بوابة.
• نسبة الدعوات المستخدمة مقابل الدعوات الملغاة والمهدرة مع إمكانية التصدير.