الأرشفة الإلكترونية والتوقيع الرقمي

تظهر هذه الرسالة لأن أحد زملائك قام بالضغط على زر حجز للتحرير للعمل على الملف حالياً. يمنع النظام التعديل المتزامن لحماية سلامة الملفات. يمكنك التواصل مع الزميل لإنهاء حجزه أو مراجعة المدير ذي الصلاحية لفك القفل.

إذا تم استبدال ملف الوثيقة أو تعديله بعد إرسال طلب التوقيع الإلكتروني للأطراف، يكتشف النظام اختلاف البصمة الرقمية ويرفض السماح للأطراف بالتوقيع على وثيقة تم العبث بمحتواها، مسجلاً حدث محاولة توقيع على ملف تغيّر في سجل الأمان. يجب إلغاء الطلب وإنشاء طلب جديد بالملف النهائي المعتمد.

يوضح النظام في وثائقه الرسمية أن التوقيع المعتمد هو توقيع إلكتروني بسيط مع سجل تدقيق كامل يثبت هوية الموقّع ووقت التوقيع وعنوان IP وجهازه وبصمة المستند. وهو مناسب للاتفاقيات التجارية ومحاضر التسليم والعقود التشغيلية الداخلية، ولكنه لا يدّعي صفة التوقيع الرقمي الموثق أو المؤهل الصادر عن هيئات حكومية رسمية لبعض المعاملات العقارية أو القضائية الخاصة.

تعتمد شجرة المجلدات في النظام على قاعدة التوريث؛ فإذا كان المجلد الأب مقيداً بأدوار معينة (مثل المدراء الماليين فقط)، فإن كافة المجلدات الفرعية والوثائق الموجودة بداخله ترث قيود الأب تلقائياً، ولا يمكن لأي موظف لا يحمل دور المجلد الأب رؤية المجلدات التابعة له.

لحماية أمان الوثائق وسرية المعاملات، يحدد مرسل الطلب مهلة صلاحية للروابط (مثلاً 7 أو 14 يوماً). يعمل أمر مجدول دوري كل ساعة في النظام لفحص الطلبات، وأي رابط يتجاوز مهلته يُعطل تلقائياً وتتحول حالته إلى منتهي الصلاحية. يمكن للمرسل تجديد الرابط في أي وقت عبر زر رابط جديد لموقّع.