مكاتب الاستقدام والعمالة

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى الاستقدام والعمالة ثم اختر سير العاملات.
2. اضغط على زر عاملة جديدة (أو إنشاء).
3. أدخل الاسم الكامل، والجنسية، والمهنة (عاملة منزل، مربية، طباخة، راعية كبار سن)، وتاريخ الميلاد، والديانة، والحالة الاجتماعية.
4. حدد الوكيل الخارجي في بلد المصدر، والراتب الشهري المطلوب.
5. حدد اللغات التي تجيدها (العربية، الإنجليزية، التاغالوغية...)، والمهارات (الطبخ، رعاية الأطفال، التنظيف، الكي...).
6. حدد نتيجة الفحص الطبي (لائقة طبياً)، وأدخل بيانات جواز السفر.
7. اضغط زر حفظ.

1. في شاشة إضافة أو تعديل سيرة العاملة بـ سير العاملات.
2. في حقل الصورة الشخصية، ارفع صورة شمسية واضحة للعاملة بالزي المناسب.
3. في حقل الفيديو التعريفي، ارفع مقطع فيديو قصير تُعرف فيه العاملة عن نفسها وخبراتها.
4. في حقل نسخة الجواز، ارفع ملف PDF أو صورة واضحة لجواز السفر (تُحفظ في مساحة مشفرة لا تظهر للمتصفحين العامين).
5. اضغط زر حفظ.

1. ادخل إلى شاشة سير العاملات.
2. اضغط على زر استيراد من Excel أعلى الجدول.
3. حمّل القالب المعتمد وقم بتعبئة بيانات العاملات: الاسم، الجنسية، المهنة، رقم الجواز، الراتب، المهارات والوكيل.
4. ارفع الملف واضغط تأكيد الاستيراد لإدراج كافة السير دفعة واحدة وتجهيزها للعرض.

1. افتح بطاقة العاملة المكتملة في سير العاملات.
2. تأكد من أن حالة العاملة متاحة وخلو ملفها من أي موانع.
3. فعّل خيار نشر في الكتالوج.
4. تظهر السيرة فوراً في رابط الكتالوج العام الإلكتروني للمكتب مبيّنة الصورة، المهارات، الخبرات، واللغات، مع إخفاء رقم الجواز وتاريخ الميلاد والملاحظات الخاصة حمايةً للخصوصية.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى الكفلاء.
2. اضغط على زر كفيل جديد.
3. أدخل الاسم الكامل للكفيل، ورقم الهاتف، والرقم الوطني / الهوية، والمدينة، والعنوان التفصيلي.
4. حدد عدد أفراد الأسرة ونوع السكن (فيلا، شقة)، وارفع نسخة من الهوية الشخصية للكفيل.
5. اضغط زر حفظ.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى طلبات الكفلاء.
2. اضغط على زر طلب جديد فتفتح نافذة إضافة الطلب.
3. حدد الكفيل، والمهنة المطلوبة، والجنسية المفضلة، ونطاق العمر، وسقف الراتب، والمهارات الأساسية.
4. اضغط زر ترشيح العاملات؛ يعرض النظام قائمة بالسير الذاتية المتاحة المطابقة للمواصفات مباشرة.
5. عند اختيار الكفيل لإحدى العاملات، اضغط زر فتح ملف استقدام لربطهما معاً.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى ملفات الاستقدام.
2. اضغط على زر ملف جديد (أو إنشاء).
3. اختر الكفيل واختر العاملة (يشترط أن تكون حالتها "متاحة").
4. أدخل إجمالي رسوم الاستقدام المتفق عليها مع الكفيل وطريقة دفع الرسوم (مثلاً: 30% عربون، 40% عند التأشيرة/التذكرة، 30% عند الاستلام).
5. اضغط زر حفظ؛ يتحول وضع العاملة إلى محجوزة لكفيل ويبدأ الملف في مرحلة تم الاختيار.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى لوحة المراحل.
2. تستعرض الشاشة أعمدة سير المعاملات التسلسلية:

• تم الاختيار ← العقد ← التأشيرة والتصريح ← تمت الموافقة ← حجز التذكرة ← وصلت ← التسليم ← فترة التجربة ← اكتمل.

3. توضح كل بطاقة اسم الكفيل، اسم العاملة، الأيام المنقضية، وشارة المهلة (SLA) الخضراء أو الحمراء.

1. افتح ملف الاستقدام في شاشة ملفات الاستقدام (أو انقر عليه في لوحة المراحل).
2. في شريط المراحل، راجع قائمة المستندات والشروط المشترطة للمرحلة الحالية:

• مرحلة العقد: تتطلب رفع العقد الموقّع ودفع العربون.
• مرحلة التأشيرة: تتطلب إدخال رقم التأشيرة ورفع نسختها.
• مرحلة التذكرة: تتطلب إدخال موعد وصول الرحلة ورقم الرحلة وتذكرة الطيران.

3. بعد استيفاء الشروط ورفع الملفات، اضغط زر نقل للمرحلة التالية.

1. يحدد النظام مدة قصوى بالأيام لكل مرحلة (مثلاً: 14 يوماً لإصدار التأشيرة، 10 أيام لحجز التذكرة).
2. إذا تجاوز الملف المدة المسموحة، تظهر شارة حمراء بعنوان متأخر X يوم في لوحة المراحل وقائمة الملفات.
3. يُرسل النظام إشعاراً فورياً لمسؤول الملف، ويمكن فتح الملف والضغط على سجل المراحل لمعرفة سبب التأخير والتواصل مع الوكيل الخارجي لتسريع الإجراءات.

1. افتح ملف الاستقدام بـ ملفات الاستقدام وتوجه إلى تبويب الدفعات والإيصالات.
2. اضغط على زر تسجيل دفعة فتفتح نافذة القبض.
3. أدخل المبلغ المقبوض، واختر طريقة الدفع (نقداً، بطاقة، كليك، حوالة، شيك)، ورقم الإشعار المرجعي.
4. اضغط تأكيد؛ يُصدر النظام إيصال قبض رسمي مرقماً، ويمكنك الضغط على زر طباعة الإيصال (PDF) لتسليمه للكفيل وتُرحل الدفعة محاسبياً كالتزام (دفعات مقدمة).

1. في صفحة عرض ملف الاستقدام.
2. عند انتقال الملف لمرحلة جديدة (مثل صدور التأشيرة أو حجز تذكرة الطيران وموعد الهبوط).
3. اضغط على زر الإجراء إرسال تحديث بالواتساب.
4. يفتح النظام نافذة الرسالة المنسقة آلياً باسم الكفيل والعاملة وتفاصيل الموعد.
5. اضغط إرسال لتصل الرسالة للكفيل لطمأنته على سير المعاملة أولاً بأول.

1. عند وصول العاملة للمطار، انقل الملف إلى مرحلة وصلت وأرفق إيصال الاستلام من المطار.
2. عند حضور الكفيل للمكتب لاستلام العاملة، اضغط على زر تسجيل التسليم.
3. اطبع نموذج تسليم العاملة وقم بتوقيعه مع الكفيل وارفعه في الملف.
4. اضغط تأكيد التسليم؛ تتحول الحالة إلى التسليم وتبدأ تلقائياً عدّاد فترة التجربة والضمان (مثلاً: 90 يوماً).

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى الضمان والإرجاع.
2. اضغط على زر حالة إرجاع جديدة فتفتح نافذة تسجيل الحالة.
3. اختر ملف الاستقدام التابعة له العاملة.
4. حدد سبب الإرجاع:

• هروب (مع إرفاق بلاغ الهروب).
• مرض أو عدم لياقة طبية.
• امتناع وعدم رغبة في العمل.
• عدم كفاءة.
• سبب راجع للكفيل.

5. اكتب تفاصيل الواقعة وتاريخها واضغط حفظ؛ تدرج الحالة بوضع بانتظار القرار.

1. في شاشة الضمان والإرجاع، افتح الحالة المسجلة.
2. اضغط على زر الإجراء البتّ في الحالة.
3. اختر القرار المناسب:

• استبدال بعاملة أخرى: ينقل النظام الرصيد المالي غير المستهلك إلى ملف استقدام جديد للكفيل.
• استرداد مالي: يحسب النظام صافي المبلغ المسترد للكفيل وفق الشرائح القانونية المعتمدة.
• إغلاق بلا تعويض: في حال ثبت تقصير الكفيل أو انتهاء الضمان.

4. اضغط تأكيد القرار؛ ويتم توثيق التسوية رسمياً.

وفقاً للائحة وزارة العمل المنظمة للاستقدام، يطبق النظام شرائح تلقائية لحساب مستردات الكفيل:

1. يخصم النظام التكاليف الحكومية غير القابلة للاسترداد وتذكرة السفر.
2. تُحسب نسبة الاسترداد من رسم المكتب والوكيل حسب عدد الأيام التي قضتها العاملة لدى الكفيل خلال فترة التجربة (مثلاً: خصم نسبة معينة عن كل شهر عمل).
3. يضمن النظام ألا يتجاوز مبلغ الاسترداد ما دفعه الكفيل فعلياً.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى الوكلاء الخارجيون.
2. افتح بطاقة الوكيل في بلد المصدر (الفلبين، إندونيسيا، إثيوبيا...).
3. يوضح الحساب: عدد العاملات المستقدمات، وإجمالي الرسوم المستحقة للوكيل، والعمولات، والمبالغ المسددة، والرصيد المتبقي له.
4. اضغط زر تسجيل دفعة للوكيل عند إجراء تحويل بنكي خارجي لحسابه لإقفال التكاليف.

1. من القائمة الجانبية ادخل إلى تقارير الاستقدام.
2. استعرض تقرير الربحية والتكاليف:

• إجمالي رسوم الاستقدام المحصلة من الكفلاء.
• تكاليف الوكلاء، التأشيرات، الفحوصات الطبية، تذاكر الطيران، ورسوم الإقامة.
• صافي ربح كل ملف ومتوسط ربحية كل جنسية وبلد مصدر.

3. (تُحجب معلومات الأرباح والتكاليف عن موظفي الاستقبال والمبيعات تلقائياً).