تخطَّ إلى المحتوى
ENEnglish

دليل الاستخدام

فوترة الاشتراكات

الاشتراكات تتجدد وتُفوتر وتُحصّل في موعدها دون أن يتابعها محاسب، والمتأخر يُذكَّر قبل أن يُوقَف.

كل اشتراك يتجدد ويُفوتَر في موعده، والمتأخر يصله تذكير واتساب تلقائي قبل أن يُوقَف.

20 خطوة عمل 1 سؤال شائع

ماذا يقدّم النظام

  • الخطط
  • الاشتراكات
  • الفوترة التلقائية كل يوم
  • مع المحاسبة
  • الدفعات
  • تذكير بالدفع بواتساب
  • بوابة العميل
  • تقارير

خطوات العمل

كيف أُنشئ باقة اشتراك جديدة (شهرية أو سنوية) ورسوم التأسيس؟

  1. افتح قائمة «فوترة الاشتراكات» ثم اختر «الباقات».
  2. اضغط زر «إنشاء باقة» فتفتح نافذة إضافة الباقة.
  3. أدخل «اسم الباقة»، و«الرمز» التعريفي، و«السعر (قبل الضريبة)».
  4. حدّد «دورة الفوترة» (شهرية، ربع سنوية، سنوية، أو مخصصة بعدد أشهر محدد).
  5. في خانة «رسوم الإعداد»، أدخل رسوم التأسيس التي ستُضاف مرة واحدة فقط إلى أول فاتورة للعميل.
  6. حدّد «أيام التجربة» المجانية إن وُجدت، ونسبة الضريبة، ثم اضغط «حفظ».
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الباقات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الباقات والإضافات / إضافة

كيف أُضيف خدمات إضافية للاشتراكات؟

  1. افتح صفحة «الإضافات» من قائمة النظام.
  2. اضغط زر «إنشاء إضافة» فتفتح نافذة التسجيل.
  3. اكتب «اسم الإضافة» وحدّد سعرها ونسبة الضريبة.
  4. حدّد طبيعة الإضافة: فعّل خيار «متكررة» إذا كانت تُحسب في كل فاتورة تجديد دورية، أو أطفئها لتُحتسب «مرة واحدة» فقط في أول فاتورة.
  5. اضغط «حفظ» لتصبح الإضافة متاحة للربط باشتراكات العملاء.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الإضافات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الباقات والإضافات / إضافة

كيف أُسجّل عميلاً جديداً وأُرسل له رابط صفحته الذاتية؟

  1. ادخل إلى شاشة «العملاء» واضغط زر «إنشاء عميل» فتفتح نافذة التسجيل.
  2. أدخل اسم العميل، ورقم الجوال، والبريد الإلكتروني، والرقم الضريبي، والعنوان، ثم اضغط «حفظ».
  3. لإرسال رابط متابعة الحساب للعميل، اضغط خيار «إرسال الرابط» بجانب اسمه.
  4. يرسل النظام رسالة عبر واتساب أو SMS برابط خاص مشفر وموقّع يمكّن العميل من الاطلاع على رصيده المستحق وفواتيره السابقة وطرق السداد البنكي وCliQ دون الحاجة لتسجيل دخول.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← العملاء
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — العملاء / إضافة

كيف أُنشئ اشتراكاً جديداً لعميل مع تطبيق خصم أو سعر خاص؟

  1. افتح شاشة «الاشتراكات» واضغط زر «اشتراك جديد» فتفتح نافذة إنشاء الاشتراك.
  2. اختر «العميل» وحدّد «الباقة» المطلوبة.
  3. أدخل «الكمية» (مثلاً عدد المستخدمين أو الرخص)، ونسبة «خصم الاشتراك» إن وُجدت.
  4. يمكنك تحديد «سعر خاص للوحدة» ليتجاوز سعر الباقة الأصلي لهذا العميل حصراً.
  5. أدخل «مرجع الخدمة» (مثل رقم العقد أو الخط)، وتاريخ البدء، وحدّد ما إذا كنت ترغب بتخطي الفترة التجريبية («بدون فترة تجريبية»).
  6. اضغط «حفظ»؛ لتُفعل الخدمة وتُجدول الفاتورة الأولى آلياً.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الاشتراكات / إضافة

كيف أُصدر فاتورة الدورة القادمة للاشتراك فوراً دون انتظار التشغيل الليلي؟

  1. افتح تفاصيل الاشتراك من شاشة «الاشتراكات».
  2. اضغط زر الإجراء «إصدار الفاتورة الآن».
  3. يقوم النظام بالتحقق من الدورة القادمة وإصدار فاتورتها فوراً بالقيم والضرائب المعتمدة.
  4. يُعد هذا الإجراء آمناً تماماً ولا يكرر إصدار الفواتير إذا كانت قد صدرت مسبقاً.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الفواتير / تشغيل الفوترة وإصدار الفواتير

كيف أقوم بتشغيل الفوترة التلقائية لجميع الاشتراكات المستحقة يدوياً؟

  1. ادخل إلى صفحة «الفواتير» من قائمة النظام.
  2. اضغط زر «تشغيل الفوترة الآن» في الشريط العلوي.
  3. يقوم النظام بمسح شامل لكافة الاشتراكات الفعالة وإصدار فواتير التجديد لجميع الاشتراكات التي حان موعد استحقاقها في دفعة واحدة، مع إشعارك بعدد الفواتير الصادرة بدقة.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الفواتير
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الفواتير / تشغيل الفوترة وإصدار الفواتير

كيف أُغيّر باقة العميل في منتصف الشهر مع احتساب الفروقات نسبياً؟

  1. افتح الاشتراك المطلوب واضغط زر الإجراء «تغيير الباقة».
  2. اختر «الباقة الجديدة»، وحدّد «تاريخ التغيير».
  3. فعّل خيار «تقسيم الفرق بالأيام»؛ فيقوم النظام فوراً باحتساب الأيام المتبقية من الدورة الحالية بدقة وقيمة الرصيد المتبقي من الباقة القديمة مقابل ثمن الباقة الجديدة لنفس المدة.
  4. في حالة الترقية لباقة أعلى، يُصدر النظام فاتورة فورية بفرق المبلغ، وفي حالة التخفيض، يُرحّل الفرق كرصيد دائن يُخصم تلقائياً من فاتورة العميل القادمة.
  5. اضغط «تأكيد» لاعتماد التغيير.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الاشتراكات / تغيير الباقة

كيف أُوقف الاشتراك مؤقتاً وأستأنفه لاحقاً؟

  1. من شاشة «الاشتراكات»، اضغط إجراء «إيقاف» بجانب الاشتراك المطلوب فتفتح نافذة الإيقاف.
  2. اكتب سبب الإيقاف المؤقت واضغط «تأكيد»؛ فتتحول حالة الاشتراك إلى «موقوف» ويتوقف النظام عن إصدار أي فواتير دورية له.
  3. عند رغبة العميل في إعادة الخدمة، اضغط زر «استئناف»؛ فيعود الاشتراك لحالة «نشط» ويقوم النظام بترحيل وتأخير موعد الفاتورة القادمة تلقائياً بعدد أيام الإيقاف.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الاشتراكات / إيقاف الاشتراك واستئنافه

كيف أُلغي اشتراك العميل (فورياً أو بنهاية المدة المدفوعة)؟

  1. افتح الاشتراك واضغط زر الإجراء «إلغاء».
  2. اكتب «سبب الإلغاء» الإلزامي لتضمينه في تقارير المغادرة.
  3. فعّل خيار «ينتهي بنهاية الفترة المدفوعة» ليظل الاشتراك يعمل حتى آخر يوم دفع العميل قيمته ثم يُقفل آلياً دون تجديد.
  4. إن أطفأت هذا الخيار، يُلغى الاشتراك ويتوقف في نفس اللحظة فوراً.
  5. اضغط «تأكيد».
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الاشتراكات / إلغاء الاشتراك

كيف أسجّل سداد دفعة نقدية أو إلكترونية لفاتورة اشتراك؟

  1. افتح صفحة «الفواتير» وابحث عن الفاتورة غير المدفوعة.
  2. اضغط زر الإجراء «تسجيل دفعة» فتفتح نافذة القبض.
  3. أدخل «المبلغ» المدفوع (ويمكن أن يكون دفعة جزئية من القيمة الإجمالية).
  4. حدّد «طريقة الدفع» (نقداً، بطاقة، كليك، تحويل بنكي)، وأدخل رقم المرجع وتاريخ الدفع.
  5. اضغط «حفظ»؛ لتتغير حالة الفاتورة إلى «مدفوعة» (أو «مدفوعة جزئياً») ويُسجل سند القبض في النظام.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الفواتير
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — المدفوعات / إضافة

كيف أقبض دفعة من العميل وأوزعها تلقائياً على فواتيره القديمة؟

  1. ادخل إلى شاشة «العملاء» وابحث عن العميل الذي عليه مستحقات.
  2. اضغط زر الإجراء «قبض دفعة» المقابل لاسمه.
  3. أدخل المبلغ الإجمالي المحصّل من العميل وطريقة الدفع والمرجع.
  4. اضغط «تأكيد»؛ يقوم النظام آلياً بتوزيع المبلغ وسداد أقدم الفواتير المستحقة زمنياً أولاً بأول حتى استنفاد قيمة الدفعة.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← العملاء
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — المدفوعات / إضافة

كيف أُرسل تذكيراً بالدفع للعميل عبر واتساب؟

  1. افتح شاشة «الفواتير» وابحث عن الفاتورة المستحقة أو المتأخرة.
  2. اضغط زر الإجراء «تذكير».
  3. يرسل النظام رسالة جاهزة عبر واتساب أو الرسائل النصية تتضمن رقم الفاتورة وقيمتها وتاريخ استحقاقها ورابط الدفع المباشر، وتختلف صياغة الرسالة بحسب مرحلة السداد (قبل الموعد، يوم الاستحقاق، أو عند التأخير).
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الفواتير
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الفواتير / إرسال تذكير بالدفع

كيف أُلغي فاتورة اشتراك صدرت بالخطأ؟

  1. ادخل إلى صفحة «الفواتير» وافتح الفاتورة المعنية.
  2. اضغط زر الإجراء «إلغاء الفاتورة».
  3. يشترط النظام ألا تكون الفاتورة تتضمن دفعات مسجلة (يجب إلغاء الدفعات أولاً إن وُجدت).
  4. اكتب «سبب الإلغاء» الإلزامي واضغط «تأكيد»؛ تتحول حالة الفاتورة إلى «ملغاة» ويُعكس أثرها المالي.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الفواتير
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الفواتير / إلغاء فاتورة أو دفعة

كيف أُلغي دفعة مسجلة بالخطأ في النظام؟

  1. افتح شاشة «المدفوعات» وابحث عن الدفعة المطلوبة.
  2. اضغط خيار «إلغاء الدفعة» فتفتح نافذة الإلغاء.
  3. اكتب «سبب الإلغاء» واضغط «تأكيد»؛ فتتحول حالة الدفعة إلى «ملغاة» ويعود رصيد الفاتورة المرتبطة بها غير مدفوع فوراً.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← المدفوعات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — المدفوعات / إلغاء فاتورة أو دفعة

كيف أُجدد رابط صفحة العميل إذا تسرب الرابط القديم؟

  1. ادخل إلى شاشة «العملاء» واختر العميل المعني.
  2. اضغط خيار «تجديد الرابط» فتفتح نافذة التأكيد.
  3. اضغط «تأكيد»؛ يقوم النظام بإلغاء صلاحية الرابط القديم فوراً وتوليد رمز أمان جديد لصفحة العميل، ويمكنك بعد ذلك إعادة إرسال الرابط الجديد للعميل بأمان.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← العملاء
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — العملاء / تعديل

كيف أربط إضافات محددة باشتراك العميل الحالي؟

  1. افتح الاشتراك المطلوب في شاشة «الاشتراكات» وانتقل إلى وضع التعديل.
  2. في قسم «الإضافات»، اضغط «إضافة» واختر الخدمة الإضافية من القائمة وحدّد الكمية.
  3. اضغط «حفظ»؛ وسيبدأ احتساب الإضافة في فاتورة الدورة التجديدية القادمة تلقائياً.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الاشتراكات / تعديل

كيف يُعالج النظام مواعيد الفوترة في أواخر الشهور (مثل 31 يناير)؟

  1. يعتمد النظام خوارزمية مرساة اليوم؛ فإذا بدأ الاشتراك يوم 31، تصدر فاتورة فبراير في آخر يوم فيه (28 أو 29 فبراير)، وتعود الفاتورة التالية تلقائياً لتصدر في 31 مارس دون أي انحراف في المواعيد.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الاشتراكات / مشاهدة

كيف أستعرض تقارير الإيراد الشهري المتكرر (MRR) ونسب الإلغاء؟

  1. افتح صفحة «تقارير الاشتراكات» من قائمة النظام.
  2. استعرض مؤشرات الإيراد المتكرر الشهري (MRR) والإيراد السنوي (ARR)، ومعدل نمو الاشتراكات الجديدة مقابل الملغاة.
  3. راجع تقرير أعمار ديون الفواتير المتأخرة، وتوقعات التحصيل للأشهر الثلاثة القادمة، والاشتراكات التي ستتجدد خلال الأسبوع الحالي.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← تقارير الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — التقارير / مشاهدة

كيف أضبط أيام التذكير والإيقاف التلقائي في إعدادات الاشتراكات؟

  1. افتح صفحة «إعدادات الاشتراكات» من قائمة «فوترة الاشتراكات».
  2. حدّد عدد الأيام السابقة لإصدار الفاتورة قبل بداية الدورة الجديدة.
  3. اضبط جدول رسائل التذكير (قبل الاستحقاق، ويوم الاستحقاق، وبعده بـ 3 و7 و14 يوماً).
  4. حدّد عدد أيام السماح قبل إيقاف الخدمة تلقائياً عند التأخر في السداد، ثم اضغط «حفظ».
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← إعدادات الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الإعدادات / تعديل

كيف تتكامل فواتير الاشتراكات مع نظام المحاسبة والفوترة الإلكترونية؟

  1. عند تفعيل نظام المحاسبة في الشركة، يقوم النظام بإنشاء فاتورة مبيعات حقيقية في دفتر الأستاذ لكل فاتورة اشتراك تصدر.
  2. تُرسل الفاتورة آلياً إلى منظومة الفوترة الإلكترونية، وتُسجل المدفوعات المحصلة كسندات قبض نظامية.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الفواتير
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الفواتير / مشاهدة

أسئلة شائعة

متى يتحول الاشتراك إلى حالة «متأخر السداد» وماذا يترتب عليه؟
  1. عند حلول تاريخ استحقاق الفاتورة دون تسجيل سدادها، تتحول حالة الفاتورة تلقائياً إلى «متأخرة».
  2. يتحول الاشتراك المرتبط بها آلياً إلى حالة «متأخر السداد»، ويقوم النظام بإرسال تذكيرات المتابعة المتدرجة.
  3. وفقاً لإعدادات الشركة، يمكن للنظام إيقاف الاشتراك تلقائياً بعد مرور عدد محدد من أيام التأخير لحماية الإيرادات.
الشاشة
فوترة الاشتراكات ← الاشتراكات
الصلاحية المطلوبة
فوترة الاشتراكات — الاشتراكات / مشاهدة

إلى الأعلى