تخطَّ إلى المحتوى
ENEnglish

دليل الاستخدام

المشتريات والمناقصات

كل شراء يبدأ بطلب موثق، ويُقارَن بعروض مكتوبة، ويمر بموافقة من صاحب الصلاحية، فيعرف المدير لماذا اشترى من هذا المورد بهذا السعر.

كل شراء بطلب وموافقة وعروض مقارنة وأثر مكتوب، وكل مناقصة بجدول وتقييم موثق.

21 خطوة عمل

ماذا يقدّم النظام

  • طلب الاحتياج
  • الموافقات المتدرجة حسب المبلغ
  • موازنة لكل قسم
  • طلب عروض أسعار
  • العطاءات المختومة
  • المقارنة والترسية
  • تقييم الموردين
  • تقارير

يعمل مع

هذا النظام يحتاج الأنظمة التالية ويُفعّلها معه:

خطوات العمل

كيف أنشئ طلب شراء داخلي جديد؟

  1. توجه إلى قائمة طلبات الشراء.
  2. اضغط زر إنشاء طلب شراء.
  3. حدد القسم الطالب، وتاريخ الحاجة المطلوب، وأضف بنود المواد أو الخدمات مع الكميات والمواصفات الفنية والتكلفة التقديرية.
  4. أرفق المبررات والمستندات الداعمة، ثم اضغط حفظ المسودة.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات الاحتياج · إنشاء
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات الاحتياج / إضافة

كيف أرفع طلب الشراء للاعتماد والموافقة الإدارية؟

  1. افتح صفحة استعراض طلب الشراء في طلبات الشراء.
  2. راجع البنود والتكلفة التقديرية، ثم اضغط زر تقديم للاعتماد.
  3. يتحول مسار الطلب إلى سلسلة الاعتمادات المحددة وفق مصفوفة الصلاحيات.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات الاحتياج · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات الاحتياج / إرسال الطلب للاعتماد

كيف يستعرض الموظف أو المدير جميع طلبات الشراء في المنشأة؟

  • رؤية جميع طلبات الشراء لكافة الأقسام (وليس طلبات قسم المستخدم فقط) تتطلب صلاحية استعراض كل طلبات الشراء، وهي مخصصة لفريق المشتريات والإدارة المالية.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات الاحتياج
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات الاحتياج / رؤية طلبات الجميع

كيف يعتمد المسؤول طلب الشراء وفق مصفوفة الصلاحيات المالية؟

  1. في صفحة طلب الشراء في طلبات الشراء.
  2. يظهر زر اعتماد للمسؤول صاحب الصلاحية بحسب المستوى المالي للطلب.
  3. اضغط اعتماد، واكتب أي ملاحظات ليتحول الطلب إلى المستوى التالي أو يصبح معتمداً نهائياً ومتاحاً للطرح.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات الاحتياج · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - الاعتماد / اعتماد أو رفض أو إعادة الطلب

كيف ألغي طلب شراء بعد رفعه؟

  1. في جدول طلبات الشراء، حدد الطلب المعني قبل بدء إجراءات الشراء الفعلي.
  2. اضغط زر الإجراءات واختر إلغاء الطلب.
  3. اكتب مبرر الإلغاء واضغط تأكيد.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات الاحتياج
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات الاحتياج / إلغاء

كيف أعدل بيانات طلب شراء قيد المسودة؟

  1. من جدول طلبات الشراء، ابحث عن الطلب بحالة "مسودة".
  2. اضغط زر تعديل لتفتح صفحة التعديل.
  3. عدل البنود أو الكميات أو المواصفات، ثم اضغط حفظ التعديلات.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات الاحتياج · تعديل
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات الاحتياج / تعديل

كيف أنشئ طلب عروض أسعار (RFQ) من الموردين؟

  1. ادخل إلى قائمة طلبات عروض الأسعار.
  2. اضغط زر إنشاء طلب تسعير.
  3. اربط الطلب بطلب الشراء المعتمد، وحدد قائمة الموردين المدعوين لتقديم العروض، والحد الأقصى لتلقي العروض.
  4. اضغط حفظ.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات عروض الأسعار · إنشاء
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات عروض الأسعار / إضافة

كيف أرسل طلب عروض الأسعار للموردين المحددين؟

  1. في صفحة تفاصيل طلب التسعير في طلبات عروض الأسعار.
  2. اضغط زر إرسال للموردين.
  3. يرسل النظام دعوات التسعير وروابط تقديم العروض إلكترونياً إلى جهات الاتصال الخاصة بالموردين عبر البريد الإلكتروني.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات عروض الأسعار · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات عروض الأسعار / إرسال الطلب إلى الموردين

كيف أرسّي طلب عروض الأسعار على المورد الفائز؟

  1. في صفحة طلبات عروض الأسعار، استعرض جدول المقارنة الفنية والمالية بين عروض الموردين.
  2. اضغط على خيار ترسية بجانب العرض الأفضل سعراً ومطابقة.
  3. يتم اعتماد الترسية وتحويل البنود تلقائياً لإنشاء أمر شراء معتمد.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات عروض الأسعار · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات عروض الأسعار / الترسية وإصدار أمر الشراء

كيف ألغي طلب تسعير؟

  1. في جدول طلبات عروض الأسعار، اضغط زر الإجراءات واختر إلغاء.
  2. سجل سبب الإلغاء ليتم إخطار الموردين بإلغاء جولة التسعير.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← طلبات عروض الأسعار
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - طلبات عروض الأسعار / إلغاء

كيف أطرح مناقصة عامة أو محدودة جديدة؟

  1. توجه إلى قائمة المناقصات.
  2. اضغط زر طرح مناقصة جديدة.
  3. أدخل مسمى المناقصة، الرقم المرجعي، كراسة الشروط والمواصفات الفنية، قيمة الضمان البنكي الابتدائي المطلوب، وآخر موعد لشراء الكراسة وموعد تقديم وفتح المظاريف.
  4. اضغط حفظ.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← المناقصات · إنشاء
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - المناقصات / إضافة

كيف أنشر المناقصة للموردين والشركات؟

  1. في صفحة استعراض المناقصة في المناقصات.
  2. بعد مراجعة كراسة الشروط، اضغط زر نشر المناقصة.
  3. تصبح المناقصة منشورة على بوابة الموردين العامة للمشاركة وشراء الكراسات وتقديم العطاءات.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← المناقصات · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - المناقصات / نشر المناقصة

كيف أنفذ جلسة فتح المظاريف الفنية والمالية إلكترونياً؟

  1. في صفحة المناقصة في المناقصات بعد انتهاء موعد التقديم.
  2. تضغط لجنة فتح المظاريف على زر فتح المظاريف.
  3. يتم فك تشفير العطاءات المقدمة وإثبات حضور أعضاء اللجنة وسرد العروض وأرقام الضمانات الابتدائية.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← المناقصات · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - المناقصات / فتح المظاريف (لجنة)

كيف تسجل لجنة التقييم درجات التقييم الفني والمالي للعطاءات؟

  1. في صفحة المناقصة في المناقصات.
  2. اضغط إجراء تقييم العطاءات ورصد الدرجات.
  3. أدخل درجات كل عطاء بحسب معايير الكراسة (الخبرة، المواصفات الفنية، الجودة، السعر)، ليحسب النظام الترتيب النهائي للشركات المتنافسة.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← المناقصات · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - المناقصات / تقييم العروض (لجنة)

كيف أعتمد قرار الترسية النهائي للمناقصة؟

  1. في صفحة المناقصات، راجع توصيات لجنة البت الفني والمالي.
  2. اضغط زر اعتماد الترسية لصالح الشركة الفائزة بالمركز الأول.
  3. يتم إشعار الفائز لتقديم خطاب الضمان النهائي وتوقيع العقد، وإشعار باقي المتنافسين.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← المناقصات · عرض
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - المناقصات / الترسية وإصدار أمر الشراء

كيف ألغي مناقصة تم طرحها؟

  1. في جدول المناقصات، اضغط زر الإجراءات للمناقصة المعنية.
  2. اختر إلغاء المناقصة.
  3. أدخل السبب النظامي لإلغاء المناقصة (عدم وجود عروض مطابقة، تجاوز الميزانية المعتمدة) لتسجيل محضر الإلغاء آلياً.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← المناقصات
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - المناقصات / إلغاء

كيف أسجل تقييم أداء مورد بعد التوريد؟

  1. توجه إلى قائمة تقييمات الموردين.
  2. اضغط زر إضافة تقييم مورد فتفتح نافذة التقييم.
  3. حدد المورد وعقد التوريد المرتبط، وقيم أداءه وفق المعايير: الالتزام بمواعيد التسليم، جودة البضائع ومطابقتها للمواصفات، وسرعة الاستجابة وخدمة ما بعد البيع.
  4. اضغط حفظ التقييم.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← تقييم الموردين
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - تقييم الموردين / إضافة

كيف أحدد ميزانية المشتريات التقديرية لكل إدارة؟

  1. انتقل إلى قائمة ميزانيات المشتريات.
  2. اضغط زر إضافة ميزانية فتفتح نافذة التخصيص.
  3. اختر القسم والسنة المالية، وحدد سقف الميزانية المعتمد وحساب الأستاذ العام المخصص، ثم اضغط حفظ.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← الميزانيات
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - الأقسام والميزانيات / إضافة

كيف أستعرض تقارير المشتريات وتحليل الإنفاق والمناقصات؟

  1. افتح صفحة تقارير المشتريات.
  2. استعرض التقارير المتنوعة: تقرير تحليل الإنفاق حسب المورد، تقرير معدل إنجاز طلبات الشراء، تقرير أداء المناقصات والوفورات المحققة.
  3. اضغط زر توليد التقرير.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← تقارير المشتريات
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - التقارير / مشاهدة

كيف أصدّر تقارير المشتريات والمناقصات إلى ملفات خارجية؟

  1. في صفحة تقارير المشتريات، حدد التقرير المطلوب.
  2. اضغط زر تصدير لتحميل البيانات بصيغة Excel أو PDF لتحليلها في اجتماعات الإدارة.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← تقارير المشتريات
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - التقارير / تصدير

كيف أضبط إعدادات المشتريات ومستويات الصلاحيات وسقوف الترسية؟

  1. ادخل إلى صفحة إعدادات المشتريات.
  2. اضبط الشروط العامة لطرح عروض الأسعار، النسب المئوية للضمانات الابتدائية، وقواعد الإشعارات الآلية.
  3. اضغط حفظ الإعدادات.
الشاشة
المشتريات والمناقصات ← إعدادات المشتريات
الصلاحية المطلوبة
المشتريات - الإعدادات ومستويات الاعتماد / تعديل

إلى الأعلى