تخطَّ إلى المحتوى
ENEnglish

دليل الاستخدام

إدارة القاعات

ليلة القاعة لا تُباع مرتين أبداً: كل استفسار يصبح حجزاً مؤقتاً بمهلة، ثم عقداً بدفعات، ثم أمر تشغيل يعرفه كل قسم.

تقويم واحد لا يسمح بحجز مزدوج، وحجز مؤقت ينتهي تلقائياً، وعقد وأقساط وأمر تشغيل في مكان واحد. جرّبه على قاعتك.

21 خطوة عمل

ماذا يقدّم النظام

  • القاعات والفترات
  • الأسعار
  • من الاستفسار إلى العقد
  • الحساب
  • العقد
  • ورقة التشغيل
  • التقويم الشهري
  • المحاسبة اختيارية

خطوات العمل

كيف أعرّف قاعة مناسبات أو مؤتمرات جديدة وسعتها؟

  1. توجه إلى قائمة القاعات والصالات.
  2. اضغط زر إضافة قاعة جديدة فتفتح نافذة التسجيل.
  3. أدخل اسم القاعة، السعة الاستيعابية للضيوف (جلوس على طاولات، أو مسرح Theater)، والمساحة بالمتر المربع والتجهيزات الأساسية (إضاءة، صوتيات، شاشات LED، مسرح كوشة).
  4. حدد السعر الأساسي للإيجار في الأيام العادية، ثم اضغط حفظ.
الشاشة
إدارة القاعات ← القاعات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — القاعات والفترات / إضافة

كيف أستعرض تقويم حجوزات القاعات اليومي والشهرى؟

  1. افتح صفحة تقويم حجوزات القاعات.
  2. استعرض الحجوزات والمناسبات موزعة حسب الأيام والقاعات بألوان تميز الحالات (حجز مؤكد، حجز مبدئي، صيانة أو إغلاق).
  3. يمكنك الضغط على أي مناسبة في التقويم لعرض ملخص العقد أو بدء حجز تاريخ شاغر.
الشاشة
إدارة القاعات ← تقويم القاعات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — التقويم / مشاهدة

كيف أسجل استفسار أو طلب حجز مبدئي لعميل؟

  1. ادخل إلى قائمة استفسارات الحجز.
  2. اضغط زر تسجيل استفسار جديد فتفتح نافذة الاستفسار.
  3. حدد العميل، نوع المناسبة (حفل زفاف، مؤتمر، حفل تخرج)، القاعة المطلوبة، التاريخ المفضل، والعدد التقريبي للمدعوين.
  4. اضغط حفظ.
الشاشة
إدارة القاعات ← الاستفسارات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الاستفسارات / إضافة

كيف أحوّل استفسار العميل إلى مناسبة وحجز فعلي؟

  1. في قائمة استفسارات الحجز، اختر الاستفسار المعني.
  2. اضغط إجراء تحويل إلى حجز مناسبة.
  3. يتم نقل كافة البيانات تلقائياً لإنشاء ملف مناسبة جديد وحجز التاريخ المطلوب مؤقتاً.
الشاشة
إدارة القاعات ← الاستفسارات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الاستفسارات / تحويل الاستفسار إلى حجز مؤقت

كيف أحجز قاعة لمناسبة جديدة وأحدد الباقات والخدمات؟

  1. توجه إلى قائمة حجوزات المناسبات.
  2. اضغط زر إنشاء حجز جديد.
  3. حدد العميل، القاعة، تاريخ ووقت بدء وانتهاء المناسبة (فترة صباحية أو مسائية)، واختر باقة الضيافة وأي خدمات إضافية (كوشة، دي جي، عشاء بوفيه مفتوح، مصورة).
  4. اضغط حفظ الحجز.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات · إنشاء
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / إضافة

كيف أحظر تاريخاً أو قاعة لمنع الحجز عليها للصيانة أو إجازة؟

  1. انتقل إلى قائمة حظر وإغلاق القاعات.
  2. اضغط زر إضافة حظر جديد فتفتح نافذة الحظر.
  3. حدد القاعة، وفترة الحظر (من تاريخ ووقت إلى تاريخ ووقت)، وسبب الحظر (أعمال صيانة وتجديد، مناسبة خاصة للشركة، إجازة سنوية).
  4. اضغط حفظ ليقفل التاريخ في التقويم فوراً.
الشاشة
إدارة القاعات ← التواريخ المحظورة
الصلاحية المطلوبة
القاعات — التواريخ المحظورة / إضافة

كيف أضيف باقات المناسبات والضيافة؟

  1. توجه إلى قائمة باقات الضيافة والمناسبات.
  2. اضغط زر إضافة باقة جديدة فتفتح نافذة الباقة.
  3. أدخل اسم الباقة (مثل: باقة الزفاف الملكية، الباقة الفضية)، السعر للشخص أو الإجمالي، وبنود الضيافة المشمولة والخدمات.
  4. اضغط حفظ.
الشاشة
إدارة القاعات ← الباقات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الباقات والإضافات والمواسم / إضافة

كيف أضيف خدمات إضافية يمكن للعميل ترقيتها؟

  1. ادخل إلى قائمة الخدمات الإضافية.
  2. اضغط زر إضافة خدمة جديدة فتفتح نافذة الخدمة.
  3. أدخل مسمى الخدمة (مثل: خدمة الضيافة والقهوة المختصة، منصة تصوير 360، شاشات ليد إضافية)، وسعر الخدمة ووحدتها (بالساعة أو باليوم).
  4. اضغط حفظ.
الشاشة
إدارة القاعات ← الإضافات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الباقات والإضافات والمواسم / إضافة

كيف أحدد مواسم الأسعار وارتفاع أسعار العطلات ونهاية الأسبوع؟

  1. انتقل إلى قائمة مواسم التسعير.
  2. اضغط زر إضافة موسم تسعير فتفتح نافذة الموسم.
  3. حدد اسم الموسم (موسم الأعراس الصيفي، إجازة الأعياد)، وفترة الموسم، ونسبة الزيادة المطبقة على أسعار القاعات في تلك التواريخ.
  4. اضغط حفظ.
الشاشة
إدارة القاعات ← المواسم
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الباقات والإضافات والمواسم / إضافة

كيف أنشئ عقد المناسبة وأطبعه لتوقيع الطرفين؟

  1. في صفحة استعراض المناسبة في حجوزات المناسبات.
  2. اضغط زر توليد وطباعة العقد.
  3. يصدر النظام عقد إيجار القاعة متضمناً كافة الشروط الجزائية، مواعيد الدفعات، والبنود المشمولة، وجاهزاً للتوقيع.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات · عرض
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / طباعة العقد وإرساله للتوقيع

كيف أمنح خصماً للعميل على قيمة حجز القاعة؟

  1. في صفحة المناسبة في حجوزات المناسبات.
  2. اضغط خيار تطبيق خصم.
  3. أدخل قيمة أو نسبة الخصم المسموح بها للبائع واعتمدها.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات · عرض
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / منح خصم

كيف أتجاوز الحد الأقصى المسموح للخصم استثنائياً؟

  • منح خصومات تتجاوز النسبة المسموح بها لموظفي المبيعات يتطلب صلاحية التجاوز الاستثنائي للخصم والمخصصة للإدارة العليا.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات · عرض
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / خصم فوق الحد المسموح

كيف أسجل دفعات وعربون حجز القاعة؟

  1. توجه إلى قائمة سندات ودفعات الحجز.
  2. اضغط زر تسجيل دفعة جديدة فتفتح نافذة السداد.
  3. حدد المناسبة والعميل، ونوع الدفعة (عربون مبدئي، دفعة ثانية، دفعة التصفية النهائية، أو تأمين الأضرار)، والمبلغ وطريقة الدفع.
  4. اضغط حفظ الدفعة ليصدر سند قبض فوري.
الشاشة
إدارة القاعات ← الدفعات والإيصالات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الدفعات والإيصالات / إضافة

كيف أؤكد الحجز رسمياً بعد سداد العربون وتوقيع العقد؟

  1. في صفحة استعراض الحجز في حجوزات المناسبات.
  2. بعد التحقق من استلام العربون والعقد الموقع، اضغط زر تأكيد الحجز.
  3. يتحول الحجز إلى مؤكد نهائياً ويتم حجز التاريخ حصرياً في التقويم.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات · عرض
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / تأكيد الحجز

كيف أعد أمر تشغيل الفعالية والمطبخ والخدمة؟

  1. في صفحة المناسبة في حجوزات المناسبات.
  2. اضغط زر أمر تشغيل الفعالية (BEO).
  3. حدد تفاصيل وتوقيتات التشغيل للفرق الميدانية: موعد دخول الديكور والمعدات، توقيت تقديم بوفيه العشاء، عدد المباشرين ومشرفي الأمن.
  4. اضغط تحديث وتوزيع BEO على أقسام المطبخ والصيانة والتشغيل.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات · عرض
الصلاحية المطلوبة
القاعات — أمر التشغيل / تعديل

كيف أسترجع للعميل مبلغ التأمين أو دفعة حجز ملغى؟

  1. في قائمة سندات ودفعات الحجز، حدد سند التأمين أو الدفعة المستحقة للاسترجاع.
  2. اضغط إجراء استرجاع مبلغ.
  3. حدد المبلغ المسترد بعد خصم أي أضرار إن وجدت، وطريقة الاسترجاع البنكية، ثم اضغط تأكيد الاسترجاع.
الشاشة
إدارة القاعات ← الدفعات والإيصالات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الدفعات والإيصالات / ردّ المبالغ للعميل

كيف ألغي حجز مناسبة وفقاً لسياسة الإلغاء؟

  1. في جدول حجوزات المناسبات، حدد المناسبة المطلوبة.
  2. اضغط زر الإجراءات واختر إلغاء المناسبة.
  3. يطبق النظام شروط استرداد العربون وفق الفترة المتبقية على موعد الحفل، ثم يتم تحرير القاعة في التقويم.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / إلغاء المناسبة

كيف أتجاوز سياسة الإلغاء ورسوم الإلغاء بقرار إداري خاص؟

  • إلغاء المناسبة دون تطبيق الخصومات أو الشروط الجزائية المقررة يتطلب صلاحية التجاوز الاستثنائي للإلغاء المخصصة للمدير العام.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / إلغاء بنسبة استرداد مختلفة عن السياسة

كيف أتمم إقفال المناسبة بعد انتهائها؟

  1. في صفحة المناسبة في حجوزات المناسبات بعد انتهاء الحفل.
  2. اضغط زر إتمام المناسبة.
  3. يتم إقفال ملف المناسبة وتحويل الحسابات إلى التصفية النهائية وفحص سلامة مرافق القاعة.
الشاشة
إدارة القاعات ← المناسبات · عرض
الصلاحية المطلوبة
القاعات — المناسبات والحجوزات / إقفال المناسبة بعد تنفيذها

كيف أستخرج تقارير إشغال وإيرادات القاعات والمناسبات؟

  1. افتح صفحة تقارير القاعات.
  2. اختر نوع التقرير المطلوب (تقرير نسبة إشغال القاعات، تقرير الإيرادات حسب الباقات والمواسم، تقرير الدفعات المستحقة والمتأخرة).
  3. اضغط عرض التقرير أو تصدير إلى Excel/PDF.
الشاشة
إدارة القاعات ← تقارير القاعات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — التقارير / مشاهدة

كيف أضبط إعدادات القاعات وسياسات التأمين وفترات الحجز؟

  1. ادخل إلى صفحة إعدادات القاعات.
  2. حدد سياسة تأمين الأضرار، نسبة العربون الإلزامي لتثبيت الحجز، والحد الأدنى لأيام الإلغاء بدون غرامة.
  3. اضغط حفظ الإعدادات.
الشاشة
إدارة القاعات ← إعدادات القاعات
الصلاحية المطلوبة
القاعات — الإعدادات / تعديل

إلى الأعلى