تخطَّ إلى المحتوى
ENEnglish

دليل الاستخدام

تأجير السيارات وورش الصيانة

كل سيارة بحجزها وعقدها وتأمينها وصيانتها في مكان واحد، فتعرف أيها متاحة الآن وأيها تخسر ومتى تعود.

اعرف أي سيارة متاحة وأيها مربحة، ووثّق كل تسليم بالصور، واحسب كل ضرر وكيلومتر زائد على من استحقه.

19 خطوة عمل 2 سؤال شائع

ماذا يقدّم النظام

  • الأسطول
  • العملاء
  • الحجز
  • التسليم والاستلام
  • التأمين النقدي
  • الورشة
  • مطبوعات PDF بالعربي
  • تقارير

خطوات العمل

كيف أُنشئ عقد تأجير سيارة جديد؟

  1. افتح قائمة «التأجير والورشة» ثم اختر «عقود التأجير».
  2. اضغط زر «إنشاء عقد تأجير».
  3. في قسم «العميل»، اختر العميل المسجل أو أضف عميلاً جديداً.
  4. في قسم «السيارة والمدة»، حدّد «موعد الاستلام» و«موعد الإرجاع»؛ وسيعرض النظام فقط السيارات المتاحة في تلك الفترة ويحجزها لمنع التعارض.
  5. في قسم «السعر والوديعة»، راجع السعر المحتسب تلقائياً (يومي، أسبوعي، أو شهري) والكيلومترات المجانية وقيمة «الوديعة المطلوبة».
  6. يمكنك إضافة خدمات إضافية (مثل: مقعد طفل، سائق إضافي) بالضغط على «إضافة بند».
  7. اضغط «حفظ» لتسجيل العقد بحالة «محجوز».
الشاشة
التأجير والورشة ← عقود التأجير · إنشاء
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — عقود التأجير / إضافة

كيف أسلّم السيارة للعميل وأسجّل محضر التسليم الإلكتروني؟

  1. افتح العقد المحجوز من شاشة «عقود التأجير».
  2. اضغط زر الإجراء «تسليم السيارة».
  3. سجّل «قراءة العداد عند التسليم» وحدّد «مستوى الوقود» بدقة بالكسور (من فارغ إلى ممتلئ بأثمان الخزان).
  4. في مخطط هيكل السيارة، حدّد أي خدش أو ضرر قديم موجود مسبقاً لمنع تحميله على العميل لاحقاً، والتقط صوراً للسيارة.
  5. سجّل «اسم الموقّع» ودع العميل يوقّع إلكترونياً على الشاشة.
  6. اضغط «حفظ»؛ تتحول حالة العقد إلى «مع العميل» وتصبح حالة السيارة «مؤجرة» تلقائياً.
الشاشة
التأجير والورشة ← عقود التأجير · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — عقود التأجير / تسليم السيارة للعميل (محضر التسليم)

كيف أستلم السيارة من العميل عند الإرجاع وأُصدر الفاتورة النهائية؟

  1. من صفحة العقد في «عقود التأجير»، اضغط إجراء «استلام السيارة».
  2. أدخل «قراءة العداد عند الاستلام» وحدّد «مستوى الوقود».
  3. يعرض النظام فوراً شريط المعاينة الذكية موضحاً: المسافة المقطوعة، والكيلومترات الزائدة وسعرها، ورسوم التأخير الزمني إن وُجدت، وفارق نقص الوقود.
  4. افحص السيارة وسجّل أي «أضرار جديدة» وحدّد تكلفتها، وارفع صور الإثبات.
  5. اضغط «حفظ» لتتحول حالة العقد إلى «تم الاستلام»، وتصدر فاتورة الحساب النهائية وتعود السيارة إلى حالة «متاحة» في الأسطول.
الشاشة
التأجير والورشة ← عقود التأجير · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — عقود التأجير / استلام السيارة من العميل (محضر الاستلام والفاتورة)

كيف أقفل الوديعة وأردّ المتبقي منها للعميل؟

  1. بعد إتمام استلام السيارة وإصدار الفاتورة، يظهر تنبيه بوجود وديعة محجوزة.
  2. اضغط زر الإجراء «إقفال الوديعة».
  3. تفتح نافذة تعرض: مبلغ الوديعة المحجوزة، وإجمالي المستحق على العميل بالفاتورة؛ فيقوم النظام تلقائياً بخصم المستحق من الوديعة واحتساب الفرق الفائض.
  4. حدّد «طريقة ردّ المبلغ» (نقداً، بطاقة، كليك CliQ) واضغط «تأكيد» لإنشاء سند صرف واسترجاع للمتبقي وإغلاق الوديعة تماماً.
الشاشة
التأجير والورشة ← عقود التأجير · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — المقبوضات والودائع / ردّ مبلغ للعميل

كيف أمدد عقد التأجير إذا طلب العميل وقتاً إضافياً؟

  1. افتح العقد النشط واضغط زر الإجراء «تمديد العقد».
  2. أدخل «موعد الإرجاع» الجديد.
  3. يفحص النظام تلقائياً عدم وجود حجز مستقبلي متعارض على نفس السيارة في المدة الإضافية، ويعيد احتساب التسعيرة والخصومات.
  4. اضغط «تأكيد»؛ يُحدث النظام تاريخ الإرجاع والإجمالي ويصدر إشعار التمديد.
الشاشة
التأجير والورشة ← عقود التأجير · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — عقود التأجير / تمديد العقد

كيف أطبع عقد التأجير وفاتورة الحساب (PDF)؟

  1. ادخل إلى شاشة «عقود التأجير» وافتح العقد المطلوب.
  2. اضغط زر «طباعة العقد» لفتح العقد الموحد القانوني متضمناً بيانات المستأجر، والسيارة، والأسعار، ومخطط الأضرار وتوقيع العميل.
  3. اضغط زر «طباعة الفاتورة» بعد استلام السيارة لاستخراج الفاتورة الضريبية التفصيلية.
الشاشة
التأجير والورشة ← عقود التأجير · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — عقود التأجير / طباعة العقد

كيف أضيف عميلاً لقائمة الحظر وأمنع تأجيره؟

  1. افتح صفحة «العملاء» من قائمة «التأجير والورشة».
  2. ابحث عن العميل واضغط خيار «إضافة للقائمة السوداء» فتفتح نافذة الحظر.
  3. اكتب «السبب» الإلزامي للحظر (مثل: مماطلة في السداد أو حوادث متكررة).
  4. اضغط «حفظ»؛ يوضع العميل فوراً في القائمة السوداء ويمنع النظام إنشاء أي عقد تأجير له نهائياً في جميع الفروع حتى يتم رفعه بصلاحية خاصة.
الشاشة
التأجير والورشة ← العملاء
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — العملاء / إضافة العميل إلى القائمة السوداء أو رفعه عنها

كيف أتابع حركة سيارات الأسطول وحجوزاتها عبر تقويم الأسطول؟

  1. افتح قائمة «التأجير والورشة» واختر «تقويم الأسطول».
  2. تظهر خطوط زمنية أفقية لجميع سيارات الأسطول مصنفة حسب الفئات.
  3. تعكس الأشرطة الملونة فترات الحجز والتأجير ومواعيد الصيانة وفترات التجهيز بين الحجوزات لتفادي التضارب ومعرفة السيارات الشاغرة فوراً بنظرة واحدة.
الشاشة
التأجير والورشة ← تقويم الأسطول
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — تقويم الأسطول / مشاهدة

كيف أُسجّل سيارة جديدة في أسطول المكتب وأتابع وثائقها الرسمية؟

  1. افتح شاشة «السيارات» واضغط زر «إنشاء سيارة» فتفتح نافذة الإضافة.
  2. أدخل «رقم اللوحة»، والصنع، والطراز، وسنة الصنع، ورقم الهيكل (VIN).
  3. حدّد «الفئة»، ونوع الوقود، وسعة الخزان باللترات، وقراءة العداد الحالية.
  4. في قسم «الوثائق وتواريخ الانتهاء»، أدخل تاريخ «انتهاء الترخيص»، و«انتهاء التأمين»، و«انتهاء الفحص الفني».
  5. اضغط «حفظ»؛ وسيقوم النظام بتنبيه الإدارة تلقائياً عند اقتراب انتهاء ترخيص أو تأمين السيارة.
الشاشة
التأجير والورشة ← السيارات
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — السيارات / إضافة

كيف أُحدد أسعار التأجير وفئات السيارات ونسب الكيلومترات؟

  1. افتح شاشة «فئات السيارات» واضغط زر «إنشاء فئة» فتفتح نافذة الفئة.
  2. أدخل اسم الفئة (مثل: سيدان اقتصادية، دفع رباعي، فاخرة).
  3. حدّد «السعر اليومي»، و«السعر الأسبوعي»، و«السعر الشهري».
  4. حدّد «الكيلومترات المجانية يومياً» و«سعر الكيلومتر الزائد»، ومبلغ «الوديعة المطلوبة».
  5. اضغط «حفظ»؛ لتُطبق هذه الأسعار آلياً على كافة السيارات التابعة للفئة.
الشاشة
التأجير والورشة ← فئات السيارات
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — فئات السيارات وأسعارها / إضافة

كيف أفتح أمر عمل صيانة في الورشة لسيارة تابعة للأسطول؟

  1. افتح قائمة «التأجير والورشة» واختر «أوامر العمل (الورشة)».
  2. اضغط زر «إنشاء أمر عمل».
  3. حدّد نوع الأمر على «صيانة أسطول»، واختر «السيارة» من سيارات المكتب؛ فتتحول حالة السيارة فوراً إلى «في الصيانة» لمنع حجزها في التأجير.
  4. سجّل «قراءة العداد عند الاستقبال»، واكتب تفاصيل العطل في «شكوى العميل / العطل»، وحدّد «الفني» المكلف.
  5. اضغط «حفظ» لفتح أمر العمل بحالة «مستلمة».
الشاشة
التأجير والورشة ← أوامر العمل (الورشة) · إنشاء
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — أوامر العمل / إضافة

كيف أفتح أمر صيانة لسيارة عميل خارجي في الورشة؟

  1. من شاشة «أوامر العمل (الورشة)»، اضغط زر «إنشاء أمر عمل».
  2. اختر النوع «سيارة عميل»، وحدّد العميل والسيارة (أو أضف سيارة عميل جديدة).
  3. اكتب شكوى العميل، وسجّل قراءة العداد وتاريخ الاستقبال وموعد التسليم المتوقع.
  4. اضغط «حفظ» لبدء إجراءات الفحص والتشخيص الفني.
الشاشة
التأجير والورشة ← أوامر العمل (الورشة) · إنشاء
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — أوامر العمل / إضافة

كيف يسجّل الفني أجور الصيانة وقطع الغيار في أمر العمل؟

  1. افتح أمر العمل من شاشة «أوامر العمل (الورشة)» وانتقل إلى وضع التعديل.
  2. في قسم «الأعمال (الأجور)»، اضغط «إضافة أجرة عمل» وأدخل وصف العمل وساعات العمل وأجرة الساعة.
  3. في قسم «القطع والزيوت»، اضغط «إضافة قطعة»؛ واختر «صنف من المخزون» لصرف القطعة آلياً من المستودع أو أدخل وصفها وسعرها يدوياً.
  4. التقط صوراً للأعمال المنفذة وارفعها في قسم الصور.
  5. اضغط «حفظ» لتحديث تكلفة أمر العمل.
الشاشة
التأجير والورشة ← أوامر العمل (الورشة) · تعديل
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — أوامر العمل / العمل على أمر العمل: أعمال وقطع وصور وحالة

كيف أعتمد عرض الصيانة بعد موافقة العميل؟

  1. بعد تسجيل التشخيص المبدئي وقطع الغيار والأجور المقدرة في أمر العمل.
  2. تواصل مع العميل وأطلعه على التكلفة المتوقعة.
  3. اضغط زر الإجراء «اعتماد العرض وبدء العمل».
  4. تتحول حالة أمر العمل من «بانتظار موافقة العميل» إلى «قيد التنفيذ» لبدء الفنيين العمل الفعلي.
الشاشة
التأجير والورشة ← أوامر العمل (الورشة) · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — أوامر العمل / اعتماد العرض وبدء العمل

كيف أسلم سيارة العميل وأُصدر فاتورة الورشة؟

  1. بعد انتهاء الأعمال الفنية، اضغط أولاً إجراء «السيارة جاهزة» لإرسال إشعار للعميل بجاهزية سيارته.
  2. عند حضور العميل، اضغط زر الإجراء «تسليم السيارة وإصدار الفاتورة».
  3. أدخل «المبلغ المقبوض الآن» وطريقة الدفع، ثم اضغط «تأكيد».
  4. تصدر فاتورة صيانة معتمدة برقم رسمي، وتتحول حالة الأمر إلى «مسلّمة».
الشاشة
التأجير والورشة ← أوامر العمل (الورشة) · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — أوامر العمل / تسليم السيارة وإصدار الفاتورة

كيف أُعيد سيارة الأسطول للخدمة بعد انتهاء صيانتها في الورشة؟

  1. افتح أمر العمل الخاص بسيارة الأسطول بعد اكتمال أعمال الصيانة وتغيير الزيوت.
  2. اضغط زر الإجراء «إعادة السيارة إلى الأسطول».
  3. تُحمّل تكلفة الصيانة وقطع الغيار على سجل مصاريف السيارة الفعلي، وتعود حالة السيارة في النظام تلقائياً إلى «متاحة» لتصبح جاهزة للتأجير من جديد.
الشاشة
التأجير والورشة ← أوامر العمل (الورشة) · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — أوامر العمل / تسليم السيارة وإصدار الفاتورة

كيف أُنشئ خطة صيانة وقائية دورية لسيارات الأسطول (تغيير زيت وفلاتر)؟

  1. افتح قائمة «التأجير والورشة» واختر «الصيانة الوقائية».
  2. اضغط زر «إنشاء خطة صيانة» فتفتح نافذة الخطة.
  3. اختر «السيارة»، واكتب اسم الخطة (مثل: غيار زيت المحرك كل 5000 كم).
  4. حدّد الفاصل الزمني: عدد الكيلومترات (مثلاً: 5000 كم) أو الفاصل بالأيام.
  5. اضغط «حفظ»؛ سيقوم النظام بمراقبة قراءات العداد عند كل تسليم واستلام وتنبيهك تلقائياً عند حلول موعد الصيانة.
الشاشة
التأجير والورشة ← الصيانة الوقائية
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — الصيانة الوقائية / إضافة

كيف أستعرض تقارير إيرادات ونسب تشغيل الأسطول والسيارات الأكثر ربحية؟

  1. افتح قائمة «التأجير والورشة» واختر «تقارير التأجير».
  2. استعرض بطاقات المؤشرات: إجمالي الإيرادات، ومعدل استخدام الأسطول (نسبة الأيام المؤجرة إلى المتاحة)، وإيرادات الورشة.
  3. تصفح جداول الأداء لمعرفة صافي ربح كل سيارة بعد خصم تكاليف صيانتها وقطع غيارها، ومتابعة وثائق السيارات التي اقترب موعد انتهائها.
الشاشة
التأجير والورشة ← تقارير التأجير
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — التقارير / مشاهدة

كيف أضبط مهلة السماح بالتأخير وسعر الوقود في إعدادات التأجير؟

  1. ادخل إلى «إعدادات التأجير» من قائمة النظام.
  2. حدّد دقائق مهلة السماح بالتأخير عند الإرجاع قبل بدء احتساب غرامة الساعات.
  3. أدخل سعر لتر الوقود المعتمد لحساب فروقات نقص خزان الوقود تلقائياً عند الاستلام.
  4. حدّد وقت التجهيز الافتراضي المطلوب لتنظيف وغسيل السيارة بين كل حجزين في التقويم.
  5. اضغط «حفظ» لاعتماد الإعدادات العامة.
الشاشة
التأجير والورشة ← إعدادات التأجير
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — الإعدادات / تعديل

أسئلة شائعة

لماذا يرفض النظام تسليم السيارة للعميل؟
  1. تأكد من استيفاء «الوديعة المطلوبة» كاملة أو تسجيل دفعة مقبوضة تغطي الوديعة في قسم المدفوعات.
  2. لا يمكن إتمام التسليم دون حجز الوديعة إلا إذا كان الموظف يمتلك صلاحية «منح خصم وإعفاء» وتفعيل خيار «تسليم السيارة دون استيفاء الوديعة كاملة».
  3. تأكد من إدخال قراءة العداد ومستوى الوقود وتوقيع العميل في محضر التسليم.
الشاشة
التأجير والورشة ← عقود التأجير · عرض
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — عقود التأجير / تسليم السيارة للعميل (محضر التسليم)
لماذا يرفض النظام إنشاء حجز لعميل مسجل؟
  1. تأكد من أن العميل ليس مدرجاً في «القائمة السوداء».
  2. افحص حقل «انتهاء رخصة القيادة» في ملف العميل؛ فالنظام يرفض برمجياً تأجير أي عميل تكون رخصة قيادته منتهية الصلاحية وفق القوانين المرورية.
الشاشة
التأجير والورشة ← العملاء
الصلاحية المطلوبة
التأجير والورشة — العملاء / مشاهدة

إلى الأعلى